Verträge & Rechtliche Grundlagen
Das VITAS Vertragskonstrukt
Um den administrativen Aufwand für unsere Kunden so gering wie möglich zu halten, setzt die VITAS GmbH auf einen rein digitalen, medienbruchfreien Vertragsschluss. Im B2B-Umfeld wird kein physischer Hauptvertrag in Papierform unterzeichnet.
Der Vertragsschluss erfolgt gemäß § 2 unserer Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) in zwei einfachen Schritten:
- Angebot durch den Kunden: Die Registrierung und kostenpflichtige Buchung über die VITAS Plattform.
- Annahme durch VITAS: Der Zugang der offiziellen Auftragsbestätigung per E-Mail.
Ein vollumfänglicher Hauptvertrag besteht aus der rechtlichen Einheit folgender vier Bausteine:
- Auftragsbestätigung: Regelt die gebuchten Tarife, gewählten Optionen, Preise und Laufzeiten.
- Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB): Bilden die juristischen Rahmenbedingungen inkl. der vereinbarten Service Level Agreements (SLA).
- Service Level Agreement (SLA): Definiert die garantierten Verfügbarkeiten der Plattform sowie Service- und Reaktionszeiten.
- Leistungsbeschreibung: Definiert den genauen funktionalen und technischen Umfang des Cloud-Dienstes.
- Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV): Regelt die datenschutzkonforme Verarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) & TOMs
Da die Nutzung des VITAS Telefonassistenten zwangsläufig die Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag umfasst, ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag gesetzlich vorgeschrieben.
- Automatischer Abschluss: Der AVV ist integraler Bestandteil unserer AGB. Er muss nicht separat manuell unterzeichnet werden, sondern tritt mit dem Zustandekommen des Hauptvertrags automatisch rechtssicher in Kraft.
- Rechtliche Kopplung: Der AVV teilt das rechtliche Schicksal des Hauptvertrags. Endet die Nutzung der Plattform (z. B. durch Kündigung), erlischt der AVV automatisch. Eine isolierte Kündigung des AVV ist rechtlich nicht möglich.
- Integrierte TOMs: Dem AVV sind unsere vollumfänglichen Technisch-Organisatorischen Maßnahmen (TOMs) angehängt. Diese dokumentieren sämtliche Schutzmechanismen zur Vorlage bei Aufsichtsbehörden oder internen Datensicherheitsbeauftragten.
Vergewisserung & Vorrangregelung (AVV vs. Hauptvertrag)
Die Anforderungen aus Art. 28 DSGVO stellen zwingendes Datenschutzrecht dar. Demnach dürfen zivilrechtliche Vereinbarungen – insbesondere im Hauptvertrag – nicht im Widerspruch zu den datenschutzrechtlichen Pflichten stehen. Die Regelungen unseres AV-Vertrags sind in jedem Fall verbindlich und genießen stets Vorrang vor abweichenden Regelungen des Hauptvertrags.
Einordnung von Sonderanfragen & Klauseln
Aus Gründen der Rechts- und Datensicherheit sowie zur Aufrechterhaltung unseres hohen Sicherheitsstandards gelten für spezielle vertragliche Anforderungen folgende Grundsätze:
- Verarbeitung im EWR vs. „Leistung im EWR“: Eine Umformulierung im AVV von „Datenverarbeitung im EWR“ auf „Leistung im EWR“ wird ausdrücklich abgelehnt. Eine Ausweitung auf den Begriff „Leistung“ würde auch unsere eigenen internen Verwaltungsprozesse als Verantwortlicher (z. B. CRM- oder Abrechnungssysteme) erfassen, die nicht Gegenstand der Auftragsverarbeitung sind.
- Gerichtsstandvereinbarung: Der Gerichtsstand ist Nürnberg. Die Beibehaltung unseres einheitlichen Gerichtsstands stellt sicher, dass rechtliche Interessen klar geregelt sind und wir Risiken sowie Aufwände für alle Kunden verlässlich und kalkulierbar halten können.
- Öffentlicher Sektor (EVB-IT Cloud-Verträge): Für Kunden aus der öffentlichen Hand, die die Beschaffung über EVB-IT Cloud-Verträge vorschreiben, stellt VITAS alle erforderlichen Compliance-Nachweise (ISO 27001, BSI C5) bereit. Eine Prüfung individueller Vertragswerke erfolgt über unser Compliance-Team.
Vertragslaufzeiten & Kündigungsfristen
Die Kündigungsfristen sind transparent und einheitlich geregelt, um Missverständnissen vorzubeugen:
- Die Regelung: Die Kündigungsfrist beträgt 4 Wochen zum Monatsende (sofern im individuellen Tarif nicht anders vereinbart).
- Fristenberechnung: Gemäß § 187 Abs. 1 BGB beginnt die Frist am Tag nach dem Eingang der Kündigung. Damit eine Kündigung zum Ende eines Monats wirksam wird, muss sie spätestens 28 Tage vor dem letzten Tag des Kalendermonats bei VITAS eingehen (bei Monaten mit 30/31 Tagen entspricht dies in der Regel dem 3. Tag des laufenden Monats).
- Exportfenster: Nach Vertragsende verbleiben Daten noch 30 Tage in der Plattform, um Kunden den vollständigen Export in maschinenlesbaren Formaten (z. B. CSV) zu ermöglichen, bevor die automatische und endgültige Löschung greift.